1. REKISTERINPITÄJÄ
Tmi Hyvinvointi Visio
Isokatu 11 C 18, 90100 Oulu
044 309 7391
ella.ikaheimo@hyvinvointivisio.fi
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tmi Hyvinvointi Visio
Ella Ikäheimo
044 309 7391
ella.ikaheimo@hyvinvointivisio.fi
3. REKISTERIN NIMI
Tmi Hyvinvointi Vision asiakasrekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
- Käsittelemme henkilötietoja palvelun käyttämisen, tilausten, ostosten, varauksien hallinnan, laskutuksen, peruutusten, palautusten, maksujen valvonnan, maksuajan myöntämisen, perinnän sekä reklamaatioiden hoitamisen ja rekisteröinnin yhteydessä.
- Hieronta ja muun siihen liittyvän hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta. Asiakassuhteen ylläpito ammatillisen kehittymisen perusteella ja hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi.
- Rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien edellyttämät tehtävät
- – Asiakkaiden informoiminen ja mainostaminen Tmi Hyvinvointi Vision palveluista (asiakkaan suostumuksella)
- Asiakkaalle tarkoituksenmukaisten hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (asiakkaan suostumuksella)
- Kohdennamme käyttäjälle mainontaa, jonka koemme olevan käyttäjää kiinnostavaa.
- Lisäksi asiakkaiden yhteystietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseen
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Osarekisterit ovat:
- Asiakkaan esitietolomake (Hieronnan ja personal training valmennuksen)
- Potilaskortti
- Ajanvarausjärjestelmä (internetpohjainen, järjestelmän toimittajana www.timma.fi)
Hieronnan esitietolomake sisältää asiakkaan antamat nimi-, syntymäaika-, osoite-, puhelinnumero-, sähköpostiosoitetiedot ja asiakkaan antaman suostumuksen tietojen tallentamiseen Tmi Hyvinvointi Vision rekisteriin ja suostumuksen asiakkaan yhteystietojen käyttöön Tmi Hyvinvointi Vision ja asiakkaan välisessä markkinoinnissa. Asiakkaan antamia yhteystietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Lisäksi esitietolomake sisältää asiakkaan antamat hoitotapahtuman kannalta oleelliset terveydentilatiedot. Asiakas vahvistaa tietojen oikeellisuuden ja suostumuksensa allekirjoituksellaan.
Hoitokortti sisältää asiakkaan nimi-, syntymäaika-/henkilötunnus-, ammatti-, osoite- ja puhelinnumerotiedot, lähettävän lääkärin/suosittajan tiedot, lähetteen diagnoosi- tai tulosyytiedot, esitiedot saaduista hoidoista ja asiakkaan oman kuvauksen ongelmasta ja nykyisistä oireista. Hoitokorttiin merkitään tiedot asiakkaan liikuntatottumuksista ja muista harrasteista, tiedot hoitotapahtuman kannalta oleellisista sairauksista ja terveydentilasta ja hoidon tavoitteesta sekä koulutetun hierojan täyttämät tutkimustiedot, hoitosuunnitelman ja toteutuneiden hoitojen tiedot. Asiakas vahvistaa esitietolomakkeessa allekirjoituksellaan salliiko hän muiden Tmi Hyvinvointi Visiossa toimivien koulutettujen hierojien nähdä hoitoonsa liittyen hoitokorttiin kirjattuja tietoja.
Ajanvarausjärjestelmä toimii internetpohjaisesti Tmi Hyvinvointi Vision www-sivuilla www.hyvinvointivisio.fi. Ajanvarausjärjestelmä sisältää asiakkaan nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, ajanvarauksen päivämäärän, kellonajan, ajanvarauksen keston, varatun hoidon ja sen hinnan ja kenelle aika on varattu sekä varaamispäivän. Varaustapahtuman jälkeen järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostivahvistuksen varauksesta asiakkaalle ja hoitohenkilölle, jolle aika on varattu.
Käsittelemme ja säilytämme käyttäjän antamia tietoja, joiden perusteella asiakas voidaan tunnistaa (kuten profiili- ja yhteystietoja) sekä palvelun käytöstä havainnoituja ja johdettuja tietoja turvallisesti.
Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, salaustekniikoiden käyttö, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Asiakkaan antamat tiedot sekä tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖN MUKAISET LUOVUTUKSET
Asiakasrekisterin tiedot ovat salassapidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 § ”Potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöllä on salassapitovelvollisuus kaikkeen asiakkaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.
Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.
Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää asiakkaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.
8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteristä ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Asiakastiedot/potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja ei saa luovuttaa sivullisille ilman asiakkaan suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä. Toimitusjohtaja seuraa salassapitosäädösten noudattamista.
Asiakastietoja/potilastietoja saa käyttää ainoastaan asianosaisen asiakkaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin asiakkaan suostumuksella.
Manuaaliset asiakastiedot/potilastiedot (Hieronnan esitietolomakkeet ja Hoitokortit) säilytetään valvonnan alaisina asiakaskansioissa, jotka säilytetään lukollisessa arkistokaapissa Tmi Hyvinvointi Vision toimitiloissa, osoitteessa Isokatu 11 C 18, 90100 Oulu. Kansiossa oleviin tietoihin on pääsy ainoastaan hoitosuhteessa olevilla työntekijöillä.
Internetpohjaiseen ajanvarausjärjestelmään tallentuvat ajanvarauksen yksilöivät tiedot eivät ole nähtävissä muille asiakkaille. Tmi Hyvinvointi Visio:ssa ajanvarauskalenteria käytetään tietokoneella käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Lisäksi ajanvarausohjelmaan kirjautumisessa edellytetään käyttäjäkohtaista tunnusta ja salasanaa. Kalenteriohjelman käyttö tallentuu käyttöjärjestelmän lokitietoihin.